第一章 总则

        第一条为加强中国教师发展基金会（以下简称“教师基金会”）档案的收集整理，规范档案的立卷归档，有效地保护和利用档案，提高档案管理工作水平，特制定本办法。

        第二条本办法所称档案是指教师基金会在业务和管理活动中所形成的具有保存价值的各种文字资料、图表、照片、音像、电子文档、实物等。

        第三条办公室负责教师基金会日常各类行政收发文件的统一备案登记工作，对档案实施统一管理。

        第四条教师基金会档案实行处室收集、整理的制度，各处室要指定专人负责本处室文件材料的立卷归档工作。

        第五条各处室在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法规定分别立卷归档。归档应做到完整、规范，归档的文件材料必须按类别、按年度立卷。

        第六条对于所有归档文件，每卷首页都应编写相应的存档目录，并确保文档资料与目录、页码相一致。

        第七条归档要求：必须具有真实性。所有文件资料应为原始资料。必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰。避免重复立卷。准确分类不能混合立卷。

        第八条归档时间

        （一）每年3月底前各处室应将归档材料整理完毕，列出移交清单，与办公室完成上年度档案归档移交工作。由办公室按照保管期限，妥善保管。

        （二）会计档案隔年归档。

        （三）会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带、电子文件等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。

第二章 文件材料的收集、管理

        第九条凡教师基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、会签稿，一律由办公室统一收集管理。各处室下发的便函件交由办公室登记备案。

        第十条日常文件材料的收集由各处室或经办人员负责收集、整理，处室负责人负责审阅，由处室专人负责立卷、归档。

        第十一条一项工作由几个处室参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办处室或牵头人员负责收集、整理。

        第十二条教师基金会召开会议，由会议主办处室指定专人收集、整理，将会议材料（会议议程、会议纪要、会议记录）、声像档案等向办公室办理归档手续。

        第十三条公文承办处室或承办人应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），工作完成后及时归档，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三章 归档范围

        第十四条教师基金会主要的会议材料。包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议纪要、会议记录等。

        第十五条相关处室发来的与教师基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

        第十六条教师基金会对外发文与有关单位来往的文件。

        第十七条教师基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、年度审计报告、资产报表及简报等。

        第十八条教师基金会与有关单位签订的合同、协议书、项目执行预、决算文本等文件材料。

        第十九条教师基金会工作人员任免的文件材料及关于职工奖励、处分的文件材料。

        第二十条教师基金会职工劳动工资、福利方面的文件材料。

        第二十一条教师基金会的历史沿革、大事记及反映教师基金会主要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章 档案的存放与保管、处置

        第二十二条办公室负责档案整理归档、档案登记、档案存放与保管工作，所有档案必须分类、分项、按时间先后编号归档，做到分类清晰、科学排列、便于查阅。

        第二十三条财务档案除年度审计报告交办公室外，其它相关会计档案由财务处负责存放与管理。

        第二十四条对保存期满的申请材料，由管理处室列出销毁清单，交主管副秘书长审批后，将拟销毁材料及清单与办公室办理接交手续，由办公室负责组织销毁工作。

        第二十五条照片、光盘、磁带等档案的保管，应使用影集、页夹等特制密封盒存放。

        第二十六条档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜，确保档案安全。

        第二十七条办公室负责定期进行档案的清理核对工作，做到实物与电子目录相符，对破损或载体变质的档案应及时进行修补和复制。对已无留存价值与保留条件的档案材料列出清单报领导审批后集中组织销毁。

        第二十八条涉及秘密文件、资料等档案，按照《中国教师发展基金会秘书处保密办法》办理，由办公室指定专人专柜保管，密件管理人员应严格遵守保密制度，不随意提供档案或扩大利用范围。

第五章 档案的查阅、外借、复印

        第二十九条基金会员工因工作需要借阅、复印档案，须填写《中国教师发展基金会档案借阅申请单》（见附件），经处室主管秘书长审批后到办公室办理登记手续后即可借阅、复印。

        第三十条外单位人员查阅、外借、复印档案，需持单位介绍信和本人身份证并填写《中国教师发展基金会档案借阅申请单》，由接洽处室报请基金会秘书长审批后可查阅，所需复印档案由办公室进行复印。

第六章 附则

        第三十一条本办法由办公室负责解释。

        第三十二条本办法经中国教师发展基金会第五届理事会第十次会议审议通过，自印发之日起执行。

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        附：《中国教师发展基金会档案借阅申请单》